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大野修一のみらい人事ブログ

求人・人事・組織についてニュースネタを元に綴ります。

会議が多いな。と感じる人多くありませんか?

実は今、日本にいません。
会社の報奨旅行を頂き、ハワイ島です。
アローハ!!

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日頃からお世話になっていますパートナー企業様、また同僚や上司部下、関連部署の皆様のご支援を頂き、素晴らしい報奨を頂くことができました。 

時差の関係があるので毎日更新が怪しいですが… 

お題は「やっぱり変だよ、会議体!」ということで、参考記事を絡めてお話を進めて参ります。 

皆さんも会社の会議、長かったり、結局何が決まったかわからないようなこと多いと思います。 

私の部署もそうですね。 時間が長い。 決めたことが忘れ去られていて、実行の段になって「あれ、どうなってましたっけ?」ということがあります。 

私のブログの定番、DIAMONDonlineの記事がビビッと来たのでご紹介します。

 外資系企業で日本支社に着任した外国人BOSSが唖然… 

「会議が報告会になっている。 会議は意思決定の場にすべきだ!」 

そうなんですよね。 会議は決める場なんですよ! これは皆わかっているのに実践できないことが多いです。

また議題設定をして曖昧になるケースは会議の参加者の選定に問題があることだと指摘しています。 意外な盲点だと感じました。

 会議はルーティンで決められていることが多く、参加者もマネジャーなどの管理職で占められているケースが多いです。 しかし上程された議題に対してルーティンの参加者が最適ではないケースもあります。 

営業会議ではルーティンで現況、課題、打ち手の発表となることが多いですが、現況の細かい報告のみになっていることも多いので、別テーブルで討議するのも必要でしょう。

また記事の中では、会議を行う上でのルールも言及されていました。
 
○会議開催3日前までに、議題と発表者のプレゼン資料を参加者に送り、事前に読んでもらう

○会議参加者が適任であるか検討する ○ファシリテーターを指名し、会議時間をきちんと管理する 

○発表者は持ち時間のなかで発表を終える ○会議の時間をオーバーし、長時間を要すると判断された議題については、次回の会議で議論をおこなう 

○議事録を作成する 

○会議終了後3日以内に、議事録を参加者ならびに関係者へ送る 

○議事録に異議のある者は、議事録配布後1週間以内に議事録作成者に連絡する 

8項目ある中の前半の4項目あたりが最も守りきることができないと思います。 

会議運営のトップが決然と姿勢を示し、周りを巻き込んでいかなければ、会議の変革はなし得ないと思います。